Funcionário saiu da empresa: checklist de acessos para remover no mesmo dia

Atualizado em 3 de novembro de 2026 · Leitura de 5 min

Edson Feitosa de Oliveira Junior Fundador e Engenheiro Líder · PruPru Digital Services

Quando um funcionário sai da empresa, começa um dos momentos de maior risco para os dados de um pequeno negócio. Não porque todo ex-funcionário seja mal-intencionado, mas porque acessos esquecidos ficam abertos por meses: o e-mail que continua recebendo mensagens de clientes, a senha do Instagram que ninguém trocou, o acesso ao banco pelo celular pessoal. Um checklist simples, aplicado no mesmo dia, resolve.

Antes de tudo: saiba quais acessos existem

O checklist só funciona se você souber a que cada pessoa tem acesso. Mantenha uma planilha simples, atualizada sempre que alguém recebe um novo acesso:

Quanto mais acessos individuais e menos senhas compartilhadas, mais fácil é o desligamento. Essa é uma das regras da política de segurança para pequena empresa.

Checklist do dia em que o funcionário sai da empresa

Contas e e-mail

1. Troque a senha da conta de e-mail do funcionário ou suspenda a conta. Não apague imediatamente: as mensagens podem ser necessárias.
2. Configure um encaminhamento das mensagens novas para o gestor ou uma resposta automática informando o novo contato.
3. Encerre as sessões ativas em todos os dispositivos. Google Workspace e Microsoft 365 têm essa opção no painel de administração.
4. Remova a conta do Windows no computador da empresa ou, pelo menos, desative-a.

Sistemas e nuvem

1. Desative o usuário nos sistemas de gestão, vendas, financeiro, agenda e emissor de notas.
2. Revogue o compartilhamento de pastas no Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Atenção: arquivos que ele criou na conta pessoal e compartilhou com a empresa vão sumir se ele apagar. Transfira a propriedade antes.
3. Remova o acesso a contas de fornecedores, como hospedagem, Registro.br, plataforma de anúncios e transportadoras.

Redes sociais e WhatsApp

1. Remova o funcionário das páginas e perfis da empresa pela Central de Contas da Meta ou pelo Gerenciador de Negócios. Se a senha do Instagram era compartilhada, troque a senha e reconfigure a verificação em duas etapas, porque o celular dele pode estar cadastrado como segundo fator.
2. WhatsApp Business: se o número da empresa estava no celular dele, transfira para um aparelho da empresa. Remova-o dos grupos de clientes e fornecedores, ou avise os grupos sobre a mudança.

Banco e financeiro

1. Remova o acesso ao internet banking empresarial, cartões corporativos e aplicativos de pagamento.
2. Avise fornecedores e clientes importantes de que aquela pessoa não responde mais pela empresa, especialmente se ela negociava pagamentos. Golpistas exploram justamente esse momento.

Senhas compartilhadas

1. Troque as senhas que ele conhecia: Wi-Fi do escritório, alarme, computador compartilhado, contas que eram divididas. Um gerenciador de senhas com cofres compartilhados facilita, porque mostra exatamente quais senhas a pessoa podia ver.

Equipamentos

1. Recolha notebook, celular, crachá, chaves e tokens da empresa.
2. Faça backup dos arquivos do computador antes de formatar ou entregar para outra pessoa.
3. Se ele usava o celular pessoal para trabalho, peça para remover a conta de e-mail e os aplicativos da empresa e, se houver gerenciamento de dispositivos, faça a remoção remota dos dados corporativos.

Saída em bons termos e saída conflituosa

Na maioria dos casos, a saída é tranquila e o checklist pode ser feito com calma no último dia. Quando a saída é conflituosa, a ordem muda: os acessos devem ser removidos antes ou durante a conversa de desligamento, não depois. Prepare tudo com antecedência para que, no momento da conversa, os bloqueios já estejam feitos.

E os dados pessoais do ex-funcionário?

A LGPD também se aplica aos dados do próprio funcionário. Guarde o que é exigido por lei (documentos trabalhistas, por exemplo) pelo prazo legal e descarte com segurança o que não for mais necessário. Seu contador pode orientar sobre os prazos.

Depois do desligamento

• Revise os registros de acesso dos sistemas na semana seguinte para confirmar que ninguém entrou com aquele usuário.
• Atualize a planilha de acessos.
• Ajuste o processo: se algum acesso foi esquecido, inclua no checklist para a próxima vez.

Um processo bem feito também protege o ex-funcionário: se algo der errado depois da saída, fica claro que ele não tinha mais acesso. Para revisar todos os pontos de segurança do negócio, use o checklist de segurança digital.

Perguntas frequentes